Fatura Kesilmeden Veresiye Satış Cari Hesaba Nasıl İşlenir?

Tır kapıda, irsaliye imzalandı, mal depodan çıktı. Müşteri "faturayı haftaya kesersin" dedi, siz de deftere not aldınız. Bir hafta sonra faturayı kestiğinizde cari hesaba tekrar aynı tutarı yazdınız; müşterinin bakiyesi iki katına çıktı. Ya da tam tersi: mal gitti, fatura beklediniz, cari hesaba hiç kayıt düşmediniz; ay sonunda alacağınızın yarısını unutmuş gibisiniz. Bu iki senaryo, esnaf ve KOBİ'lerde en sık karşılaşılan cari hesap hatalarından biridir.

Sorun satış yapmak değildir; malın çıktığı an ile faturanın kesildiği anın farklı olmasıdır. Peşin-veresiye kararı, iade-iptal düzeltmeleri veya ekstre okuma gibi konular başka aşamalara odaklanır. Bu rehberde ise fatura öncesi veresiye kaydının nasıl tutulacağını, fatura geldiğinde çift kayıt oluşturmamak için hangi sırayla hareket edeceğinizi ve ay sonunda neyi kontrol etmeniz gerektiğini adım adım anlatıyoruz.

Fatura Öncesi Veresiye Satış Neden Ayrı Bir Kayıt İster?

Mal Çıkışı ile Fatura Arasındaki Boşluk

Ticari hayatta mal çoğu zaman faturadan önce hareket eder. Toptancı sabah irsaliyeyle yükleme yapar, muhasebe öğleden sonra faturayı keser. İnşaat malzemecisi şantiyeye mal bırakır, proje sorumlusu onay verir, fatura ay sonunda toplu düzenlenir. Restoran tedarikçisi günlük sevkiyat yapar, haftalık fatura gönderir. Bu tabloda mal fiilen teslim edilmiştir; borç hukuken ve ticari olarak oluşmuştur. Fakat resmi belge henüz yoktur.

Cari hesap takibinde amaç, bu ara dönemi boş bırakmamaktır. Mal çıktığı gün borcu kaydetmezseniz:

• Günlük alacak toplamınız eksik görünür
• Tahsilat planınız gerçeği yansıtmaz
• Fatura kesildiğinde aynı satışı tekrar yazma riski doğar
• Ay sonu mutabakatında müşteri "bunu zaten yazmıştık" der, siz kayıt bulamazsınız

Fatura öncesi kayıt, geçici bir taslak değildir. Doğru yapıldığında gerçek borcunuzu yansıtan resmi cari hareketidir; fatura geldiğinde ise bu kayıtla eşleştirilir, tekrarlanmaz.

İrsaliye, Sözlü Sipariş ve Ön Kayıt Farkı

Üç farklı senaryo vardır ve her birinin kayıt dili biraz değişir.

İrsaliyeli sevkiyat: Mal irsaliye numarasıyla çıkmıştır. Cari hesaba yazarken belge numarası olarak irsaliye numarasını kullanın. Açıklama satırına "fatura bekleniyor" veya "ön kayıt" ifadesi ekleyin. Tutarı irsaliyedeki miktar ve birim fiyat üzerinden hesaplayın.

Sözlü sipariş veya telefon siparişi: Resmi belge yoktur; risk daha yüksektir. Yine de cari hesaba kayıt düşülmelidir. Tarih, müşteri adı, ürün özeti ve tutar yazılır. Mümkünse WhatsApp onayı, teslim tutanağı veya imzalı teslim formu saklayın. Açıklamada "sözlü sipariş – fatura bekleniyor" denmesi ay sonu kontrolünü kolaylaştırır.

Ön sipariş ve kısmi sevkiyat: Mal parça parça çıkar, fatura tek seferde kesilir. Her sevkiyat ayrı satır olarak cari hesaba yazılır; irsaliye numarası veya sevkiyat tarihi referans alınır. Fatura geldiğinde bu satırların toplamı fatura tutarıyla eşleştirilir.

Cari Hesaba İlk Kayıt Nasıl Yazılır?

Kayıt Anında Olması Gereken Bilgiler

Fatura kesilmeden cari hesaba borç yazarken her satırda şu bilgiler bulunmalıdır:

• Tarih: Malın fiilen çıktığı veya teslim edildiği gün
• Müşteri: Doğru cari kart; yanlış müşteriye yazılan borç ay sonunda büyük sorun çıkarır
• Belge referansı: İrsaliye no, sevkiyat no veya iç sıra numarası
• Tutar: KDV dahil mi hariç mi olduğunu netleştirin; fatura geldiğinde aynı mantık kullanılmalıdır
• Açıklama: Ürün özeti, "fatura bekleniyor" ibaresi, varsa vade tarihi
• Hareket türü: Borç satırı; müşterinin size borcu artar

Örnek akış: Salı günü ABC İnşaat'a 12.000 TL'lik demir sevkiyatı yaptınız, irsaliye no 4587. Cari hesaba o gün 12.000 TL borç satırı düşersiniz. Referans: IRS-4587. Açıklama: "8 mm nervürlü demir – fatura bekleniyor, vade 30 gün."

Bu kayıt yapıldığında müşterinin bakiyesi artar. Henüz fatura yoktur ama alacağınız cari hesapta görünür durumdadır.

Tutar Farkı Çıkarsa Ne Yapılır?

İrsaliye ile fatura tutarı bazen farklı olur. Fire, iskonto, nakliye bedeli veya fiyat güncellemesi bu farkı doğurabilir. İlk kayıtta irsaliye tutarını yazın. Fatura geldiğinde:

• Tutarlar aynıysa: Ön kayıt faturayla eşleştirilir, yeni borç satırı açılmaz
• Fatura tutarı yüksekse: Aradaki fark kadar ek borç satırı veya düzeltme kaydı girilir
• Fatura tutarı düşükse: Fark kadar alacak satırı veya iptal/düzeltme kaydı yapılır

Önemli kural: Faturayı sıfırdan tekrar yazmak yerine mevcut ön kayıtla ilişkilendirin. Aksi halde aynı sevkiyat iki kez borçlandırılmış olur.

Fatura Kesildiğinde Çift Kayıt Nasıl Önlenir?

Eşleştirme Mantığı

Fatura geldiğinde birçok esnafın yaptığı hata şudur: "Fatura kestim, cari hesaba yazayım" deyip ön kaydı unutmak. Doğru süreç eşleştirmedir; yeni kayıt değil.

Adım adım:

• Faturadaki irsaliye numarasını veya sevkiyat tarihini bulun
• Cari hesapta aynı referanslı "fatura bekleniyor" satırını arayın
• Tutarları karşılaştırın
• Eşleşiyorsa o satırın durumunu "faturalandı" olarak işaretleyin; fatura numarasını referansa ekleyin
• Yeni borç satırı açmayın

Excel veya defter kullanıyorsanız ön kayıt satırının yanına fatura numarasını yazmanız yeterli olabilir. Cari hesap yazılımında ise "irsaliye-fatura eşleştirme" veya "belge bağlama" özelliği varsa aynı işlem orada yapılır.

Çift kayıt genellikle şu durumda oluşur: Ön kayıt hiç tutulmamış, fatura kesilince tam tutar borç yazılmış; bir süre sonra aynı fatura tekrar muhasebeye girilmiş veya irsaliye kaydı da ayrıca silinmeden fatura kaydı eklenmiştir. Bu yüzden her belgenin cari hesapta tek bir borç hikâyesi olmalıdır.

Kısmi Faturalama ve Toplu Fatura

Bazı müşteriler haftalık veya aylık toplu fatura ister. O hafta üç ayrı irsaliye ile mal göndermişseniz cari hesapta üç ayrı ön kayıt vardır. Toplu fatura geldiğinde:

• Üç ön kaydın toplamını fatura tutarıyla karşılaştırın
• Hepsini aynı fatura numarasıyla eşleştirin
• Toplam tutar tutuyorsa yeni borç satırı açmayın
• Tek fatura birden fazla sevkiyatı kapsıyorsa açıklama satırında hangi irsaliyelerin dahil olduğunu belirtin

Kısmi faturalamada ise bir sevkiyatın yalnızca bir bölümü faturalanabilir. Bu durumda ön kaydı bölün: faturalanan kısım eşleştirilir, kalan kısım "fatura bekleniyor" olarak cari hesapta durmaya devam eder.

Sözlü Veresiye ve Günlük İşleyişte Pratik Kurallar

Tezgahtan veya Sahadan Anında Kayıt

Mal çıktığı anda kayıt ertelenmemelidir. "Akşam yazarım" demek, o günün sevkiyatını unutmak demektir. Pratik öneriler:

• Sevkiyat yapan personel, irsaliye kopyasını veya tutarı aynı gün muhasebe noktasına iletsin
• Telefon siparişlerinde en azından günlük sipariş listesi tutulsun
• Her gün kapanışta "bugün çıkan mal, henüz faturalanmayan" listesi kontrol edilsin

Küçük işletmelerde bu liste tek sayfalık bir "fatura bekleyen sevkiyatlar" tablosu olabilir. Sütunlar: tarih, müşteri, tutar, irsaliye no, fatura durumu. Cari hesaptaki ön kayıtlar bu tabloyla birebir örtüşmelidir.

Vade ve Tahsilat Planı

Fatura kesilmeden borç cari hesaba yazıldığında vade de başlamış sayılmalıdır. "Fatura kesilince vade başlar" demek, fiilen malı teslim ettiğiniz günden itibaren geçen süreyi görmezden gelmek demektir. Ön kayıt satırına vade tarihi yazın; tahsilat takibinde bu tarihi kullanın. Fatura kesildiğinde vade tarihi değişmiyorsa aynı kalır; müşteriyle anlaşma farklıysa düzeltme yapılır.

Ay Sonu Kontrol Listesi

Fatura Bekleyen Sevkiyatlar Listesi

Ay sonunda veya muhasebeciye veri göndermeden önce şu kontrolleri yapın:

• Cari hesapta "fatura bekleniyor" açıklamalı tüm satırları listeleyin
• Her satırın karşılığında irsaliye veya teslim belgesi var mı bakın
• Aynı irsaliye için iki kayıt olup olmadığını kontrol edin
• Faturası kesilmiş ama eşleştirilmemiş satır var mı tarayın
• Tutarı sıfır veya belgesiz kalmış hayalet satır varsa temizleyin

Bu liste, çift kayıt ve unutulmuş alacakların en etkili panzehiridir.

Cari Bakiye ile Belge Uyumu

Her müşteri kartı için:

• Cari hesap bakiyesi, açık faturalar ve fatura bekleyen sevkiyatların toplamına eşit mi?
• Müşteriden gelen itiraz "bu mal iade edildi" veya "bu fatura bize ait değil" ise belgeyle karşılaştırın
• KDV dahil ve hariç tutarlar tüm satırlarda tutarlı mı?

Bir müşterinin bakiyesi cari hesapta 45.000 TL görünüyorsa; 30.000 TL faturalanmış, 15.000 TL fatura bekleyen sevkiyat olması gerekir. 45.000 TL'nin tamamı faturalı görünüyorsa ön kayıtlar ya silinmiş ya da çift yazılmış demektir.

Muhasebe ve Resmi Defter Geçişi

Muhasebeciye veri aktarırken fatura öncesi kayıtları net ayırın. Ön muhasebede cari hesapta tuttuğunuz "fatura bekleyen" borçlar, resmi muhasebede genellikle fatura kesildiğinde yevmiye kaydına girer. Muhasebecinizle şu noktayı netleştirin: Siz cari takipte mal çıkış anını kaydediyorsunuz; resmi kayıt fatura anında yapılıyorsa çift sayım olmaması için veri aktarımında yalnızca faturalanan tutarlar mı yoksa açık sevkiyatlar da mı bildirilecek?

KOBİ'lerde en sağlıklı model: Cari hesap takibi mal çıkışını yansıtır; resmi muhasebe faturayı yansıtır. İki sistem arasında aylık mutabakat yapılır. Cari hesaptaki "fatura bekleyen" toplam, muhasebede henüz faturası düzenlenmemiş sevkiyatlarla örtüşmelidir.

Sık Yapılan Hatalar ve Düzeltme Yolları

Çift Borç Kaydı

Aynı sevkiyat hem irsaliye hem fatura olarak iki kez yazılmışsa müşteri bakiyesi şişmiştir. Düzeltme: Fazla olan borç satırını iptal veya ters kayıtla düşürün. Hangi satırın doğru olduğunu belge referansından anlayın; genellikle ön kayıt kalır, fatura eşleştirmesi yapılır, mükerrer satır silinir veya iptal edilir.

Hiç Kayıt Düşülmemiş Sevkiyat

Mal çıkmış, fatura da kesilmiş ama cari hesaba hiç girilmemişse alacağınız eksik görünür. Düzeltme: Fatura tarihi ve numarasıyla borç satırı ekleyin. Geçmiş dönemse devreden bakiye veya açılış düzeltmesi olarak işleyin; muhasebecinize danışın.

Yanlış Müşteri Kartına Yazım

Sevkiyat A müşterisine gitti, B müşterisinin cari hesabına yazıldı. Düzeltme: B kartından borç satırını iptal edin, A kartına doğru referansla taşıyın. Ay sonu mutabakatından önce bu tür kaymalar sık görülür; müşteri unvanını irsaliyeden okuyarak kayıt yapmak hatayı azaltır.

Özet: Güvenli İş Akışı

Fatura kesilmeden veresiye satış yapıldığında cari hesaba borç, malın çıktığı gün yazılır. Referans irsaliye veya iç numara olur; açıklamada fatura beklendiği belirtilir. Fatura geldiğinde yeni borç açılmaz; mevcut kayıt fatura numarasıyla eşleştirilir. Tutar farkı varsa yalnızca fark kadar düzeltme yapılır. Her gün kısa bir "fatura bekleyenler" kontrolü, ay sonunda ise belge-kayıt mutabakatı çift kayıt ve unutulmuş alacak riskini büyük ölçüde ortadan kaldırır.

Cari hesap, yalnızca fatura kesildiğinde değil, mal el değiştirdiği anda güncellenmelidir. Bu disiplin, esnaf ve KOBİ'lerin nakit planını gerçek veriye dayandırmasını sağlar; müşteriyle yaşanan "biz bunu ödemiştik" tartışmalarını da belgeye dayalı hale getirir.