Alacak Yaşlandırma Nedir? 30-60-90 Gün Tablosuyla Takip

Alacak yaşlandırma, müşterilerinizin size olan borcunu ne kadar süredir ödenmediğine göre gruplama yöntemidir. Tek bir toplam rakam yerine borçları 0-30, 31-60, 61-90 ve 90 gün üzeri gibi dilimlere ayırırsınız. Böylece "kimse ödemiyor" duygusundan çıkıp hangi müşterinin ne kadar süredir geciktiğini somut olarak görürsünüz. Bu yazıda alacak yaşlandırma tablosunun nasıl kurulduğunu, gün aralıklarının nasıl yorumlanacağını ve tablodan çıkan sonuçla tahsilat sırasının nasıl belirleneceğini adım adım anlatıyoruz.

Alacak Yaşlandırma Neden Tek Bir Rakamdan Daha İşe Yarar?

Cari hesap toplamı size tek bir sayı verir: "Müşterilerden 480.000 TL alacağım var." Bu sayı doğru olabilir ama karar vermenize yardım etmez. Aynı toplamın içinde dün kesilmiş bir fatura da olabilir, altı aydır ödenmeyen bir borç da. İkisi arasındaki fark, işletmenizin nakit akışını doğrudan etkiler.

Yaşlandırma tablosu bu farkı görünür kılar. Örneğin toplam alacağınızın büyük kısmı 0-30 gün dilimindeyse işler normal seyrindedir. Ama 90 gün üzeri dilim her ay büyüyorsa tahsilat sürecinizde bir tıkanıklık var demektir. Bu tıkanıklığı erken görmek, borcun tamamı şüpheli hale gelmeden harekete geçmenizi sağlar.

Yaşlandırma aynı zamanda müşteri bazında karar vermenizi kolaylaştırır. Hangi müşteriye yeni veresiye satış yapabileceğinizi, hangisine limit koymanız gerektiğini ve hangisiyle çalışmayı bırakacağınızı bu tablo üzerinden daha sağlıklı değerlendirirsiniz. Vade ve tahsilat sürecinin bütününü görmek için tahsilat takibi sayfasındaki yaklaşımı da bu tabloyla birlikte kullanabilirsiniz.

30-60-90 Gün Tablosu Nasıl Kurulur?

Önce Doğru Bir Açık Bakiye Listesi Çıkarın

Yaşlandırma tablosunun temeli, her müşterinin güncel açık bakiyesidir. Bunu oluşturmak için önce tüm cari hesapların borç-alacak dökümünü alın ve ödenmemiş tutarları listeleyin. Kısmi ödeme aldıysanız kalan tutarı esas alın. Peşin ödenmiş veya tamamen kapanmış faturalar tabloya girmez.

Bu adımda en sık yapılan hata, eski bir ödemenin hangi faturaya sayıldığının belirsiz kalmasıdır. Kısmi ödemeleri fatura bazında eşleştirmezseniz yaşlandırma yanlış gün dilimine düşer. Bu konuda kısmi ödeme ve taksitli tahsilatın cari hesapta nasıl takip edildiği yazısı pratik bir çerçeve veriyor.

Her Açık Kaleme Bir Vade Tarihi Bağlayın

Yaşlandırma, faturanın kesim tarihine değil vade tarihine göre yapılır. 15 Ağustos'ta kesilip 15 Eylül vadeli bir fatura, 1 Ekim'de henüz gecikmiş sayılmaz. Bu yüzden her açık kalemin yanına vade tarihini yazın. Vade belirtilmemişse satış sözleşmenizdeki veya o müşteriyle yerleşik uygulamanızdaki gün sayısını kullanın.

Gün Farkını Hesaplayın

Bugünün tarihinden vade tarihini çıkarın. Sonuç pozitifse borç gecikmiştir, negatifse henüz vadesi gelmemiştir. Örneğin vadesi 20 Temmuz olan bir faturayı 18 Ekim'de değerlendiriyorsanız gecikme 90 gündür ve bu kalem en üst dilime düşer.

Kalemleri Dilimlere Yerleştirin

Yaygın kullanılan dört dilim şöyledir:

• Vadesi gelmemiş: henüz ödeme süresi dolmamış
• 1-30 gün gecikmiş
• 31-60 gün gecikmiş
• 61-90 gün gecikmiş
• 90 gün üzeri gecikmiş

İşletmenizin vade yapısına göre dilimleri değiştirebilirsiniz. 15 gün vadeli çalışan bir işletmede 1-15, 16-30, 31-60 gibi aralıklar daha anlamlı olur. Önemli olan, dilimlerin her ay aynı kalması ve dönemler arası karşılaştırma yapılabilmesidir.

Örnek Bir Yaşlandırma Tablosu

Diyelim ki üç müşteriniz var ve bugün 18 Ekim. Açık bakiyeler şöyle:

• Müşteri A: 12.000 TL, vade 5 Ekim. Gecikme 13 gün, 1-30 diliminde.
• Müşteri B: 40.000 TL, vade 25 Ağustos. Gecikme 54 gün, 31-60 diliminde.
• Müşteri C: 18.000 TL, vade 10 Temmuz. Gecikme 100 gün, 90 gün üzeri diliminde.

Toplam alacak 70.000 TL. Tek rakam olarak baktığınızda bu tutarın tamamı "tahsil edilecek" görünür. Tabloya baktığınızda ise 18.000 TL'nin ciddi risk taşıdığını, 40.000 TL'nin takip gerektirdiğini ve 12.000 TL'nin normal akışta olduğunu görürsünüz. Aynı para, çok farklı üç karar.

Tabloyu Nasıl Yorumlarsınız?

1-30 Gün Dilimi

Bu dilimdeki borçlar genellikle normal iş akışının parçasıdır. Müşteri henüz ödeme süresini yeni geçmiştir. Burada yapılacak iş, kibar bir hatırlatmadır. Ekstreyi WhatsApp'tan gönderip ödeme tarihini sormak çoğu zaman yeterli olur. Bu aşamada sert bir dil kullanmak ilişkiyi gereksiz yere gerer.

31-60 Gün Dilimi

Bu dilimde gecikme artık tesadüf değildir. Müşterinin nakit sıkıntısı mı yaşıyor, yoksa faturayı mı gözden kaçırdı, ayırt etmeniz gerekir. Telefonla arayıp durumu sormanın ve somut bir ödeme tarihi almanın zamanı budur. Bu görüşmede kısmi ödeme teklif etmek de masaya gelebilir.

61-90 Gün Dilimi

Burada tahsilat artık bir süreç haline gelir. Yazılı bir ödeme planı yapın, mümkünse çek veya senet karşılığı bir taahhüt alın. Aynı müşteriye yeni veresiye satış yapmayı durdurun. Bu dilimdeki bakiyeleri her hafta gözden geçirin ki bir üst dilime kaymasın.

90 Gün Üzeri Dilim

En riskli grup burasıdır. Borcun tahsil edilebilirliği her geçen ay azalır. Bu müşterilerle ilişkinizi gözden geçirin, gerekirse hukuki yolları değerlendirin ve bu bakiyeleri nakit akış planınızda "beklenen tahsilat" olarak saymayın. Vadesi geçen alacakların tahsili için izlenecek adımları vadesi geçen alacak takibi yazısında ayrıntılı bulabilirsiniz.

Yaşlandırma Tablosunu Düzenli Tutmanın Yolu

Tablo bir kez kurulup rafa kaldırılacak bir belge değildir. Ayda en az bir kez, ideali haftada bir güncellenmelidir. Güncelleme yapmadığınızda dilimler kayar ve tablo gerçeği yansıtmaz.

Elle tutulan bir defterde veya Excel dosyasında bu güncelleme zahmetlidir. Her yeni tahsilatta ilgili satırı bulup düzeltmeniz, her yeni faturayı doğru dilime yerleştirmeniz gerekir. Bu yüzden yaşlandırma tablosunu cari hesap kayıtlarınızla aynı yerden üretmek işinizi çok kolaylaştırır. Excel ile uğraşmanın getirdiği riskleri Excel cari hesap takibinin zorlukları yazısında ele almıştık.

Tabloyu güncellerken şu üç kontrolü alışkanlık haline getirin:

• Yeni açılan her faturanın vadesi doğru girilmiş mi?
• Alınan her ödeme doğru faturayla eşleştirilmiş mi?
• Bir önceki döneme göre 90 gün üzeri dilim büyüdü mü, küçüldü mü?

Üçüncü soru en kritik olanıdır. 90 gün üzeri dilimin seyri, tahsilat performansınızın tek bakışta görünen göstergesidir.

Yaşlandırma Sonucunu Tahsilat Planına Dönüştürmek

Tablo, karar vermek için bir araçtır; kendi başına para getirmez. Sıradaki adım, dilimlere göre bir eylem planı yazmaktır. Örneğin:

• 1-30 gün: Ayda bir ekstre gönderimi ve nazik hatırlatma.
• 31-60 gün: Telefonla arama, ödeme tarihi sözü alma.
• 61-90 gün: Yazılı ödeme planı, çek veya senet kaydı, yeni satışın durdurulması.
• 90 gün üzeri: Yönetici seviyesinde görüşme, hukuki değerlendirme, karşılık ayrılması.

Bu planı müşteri bazında uygularken veresiye limitlerinizi de tabloya göre güncelleyin. Gecikmesi uzayan bir müşterinin limitini aynı bırakmak, riski büyütmek demektir. Müşteri bazında borç sınırı belirlemenin yollarını veresiye limiti nasıl belirlenir yazısında bulabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Alacak yaşlandırma tablosunu hangi sıklıkla güncellemeliyim?

Ayda en az bir kez güncellemek asgari gerekliliktir. Alacak hacminiz büyükse veya gecikmiş bakiyeler hızla artıyorsa haftalık güncelleme daha sağlıklı olur. Güncelleme sıklığı arttıkça bir borcun üst dilime kaymasını daha erken fark edersiniz.

Vadesi gelmemiş alacaklar tabloya girmeli mi?

Evet, ayrı bir dilim olarak girmelidir. Vadesi gelmemiş alacakları tabloya dahil etmezseniz toplam alacağınızı eksik görürsünüz. Ayrıca bu dilim, önümüzdeki günlerde ne kadar tahsilat bekleyebileceğinizi planlamanıza yardım eder.

Kısmi ödeme alınan bir fatura hangi dilimde gösterilir?

Kalan bakiyenin vadesine göre gösterilir. Örneğin 30.000 TL'lik bir faturaya 10.000 TL ödeme aldıysanız tabloya 20.000 TL olarak girer ve gecikme günü faturanın vadesine göre hesaplanır. Ödemenin hangi faturaya sayıldığı net olmalıdır.

90 günü geçen alacağı silmeli miyim?

Doğrudan silmek yerine önce tahsil edilebilirliğini değerlendirin. Borç kayıtlarınızda durmaya devam etsin, ancak nakit akış planınızda beklenen tahsilat olarak saymayın. Gerekirse şüpheli alacak olarak işaretleyip hukuki süreci başlatın.

Yaşlandırma tablosu tek başına yeterli mi?

Hayır, mutlaka cari hesap bakiyelerinizle ve kasa-banka kayıtlarınızla karşılaştırılmalıdır. Tablodaki toplamın cari hesap toplamıyla tutması gerekir. Tutmuyorsa kayıt tarafında bir eksik veya hata vardır; önce onu bulmalısınız.

Bu adımları Cari Hesap Takibi ile uygulayın

Cari Hesap Takibi uygulamasında her faturanın vadesini kaydeder, vadesi yaklaşan alacaklar için uygulama içi bildirim alır ve cari ekstreyi WhatsApp'tan paylaşabilirsiniz. Yaşlandırma tablonuzu ayrı bir dosyada tutmak zorunda kalmadan, kayıtlarınızla aynı yerden takip etmek için tahsilat takibi sayfasına göz atın. Ücretsiz plan süresizdir, kredi kartı istemez ve 50 cari, 50 stok, ayda 100 fatura sınırıyla başlamanız için yeterlidir.