Veresiye Defteri Nasıl Tutulur? Düzenli Kayıt İçin Adımlar

Veresiye defteri nasıl tutulur sorusunun kısa cevabı şudur: her müşteri için ayrı bir hesap açarsınız, malı verdiğiniz anda borcu yazarsınız, parayı aldığınız anda alacağı yazarsınız ve vadeyi mutlaka kaydedersiniz. Defterin düzeni, yazınızın güzelliğinden değil, bu dört kurala her gün uyup uymadığınızdan gelir. Aşağıda bu kuralları adım adım, örnek hesaplarla birlikte anlatıyoruz.

Veresiye Defteri Nedir ve Neden Düzenli Tutulmalı?

Veresiye defteri, müşterilerinize malı teslim edip parasını sonra aldığınız satışların kaydıdır. Kimin ne aldığını, ne zaman aldığını, ne kadar borcu kaldığını ve ne zaman ödemesi gerektiğini gösterir.

Düzensiz tutulan bir defterin bedelini üç yerde ödersiniz:

• Aynı müşteriye iki kez veresiye verirsiniz çünkü önceki borcu hatırlamazsınız.
• Vadesi geçen alacağı fark etmezsiniz, para aylarca dışarıda kalır.
• Ay sonunda kasaya bakıp "bu para nereden geldi, şu müşteri ne kadar ödemiş" sorusuna cevap bulamazsınız.

Defteri düzenli tutmanın tek şartı, kaydı olayın olduğu anda yapmaktır. Akşam dükkânı kapatırken toplu yazılan kayıtların bir kısmı hep eksik kalır.

1. Her Müşteri İçin Ayrı Bir Cari Kart Açın

Veresiye verdiğiniz her kişi veya firma için tek bir hesap açın. Aynı müşterinin adını bazen "Ahmet Bey", bazen "Ahmet Usta" diye yazarsanız, ay sonunda iki ayrı bakiye çıkar ve ikisini birleştirmek zaman alır.

Kart açarken şu bilgileri baştan girin:

• Ad soyad veya firma unvanı, varsa vergi numarası
• Telefon numarası (ekstreyi WhatsApp'tan göndereceğiniz kişi)
• Varsayılan vade (peşin, 15 gün, 30 gün, hasat sonu gibi)
• Açılış tarihi ve varsa devreden borç

Müşteri kartını bir kez doğru açtığınızda, sonraki kayıtlar sadece o kartın altına işlenir. Kart açma alışkanlığını oturtmak, veresiye takibi düzeninin ilk basamağıdır.

2. Satışı Malın Teslim Edildiği Anda Kaydedin

Veresiye satışta en sık yapılan hata, kaydı gün sonuna bırakmaktır. Yoğun bir günde üç müşteriye veresiye verdiniz ve akşam hangisinin ne aldığını tam hatırlamıyorsunuz. Böyle durumlarda eksik kalan tutar genelde sizin aleyhinize olur.

Malı verdiğiniz anda şunları yazın:

• Tarih ve saat
• Müşteri adı
• Alınan ürünler ve tutarı
• Toplam borç tutarı
• Ödeme vade tarihi

Fatura kesilmeden yapılan veresiye satışlarda da aynı düzen geçerlidir; mal çıktıysa kayıt da çıkmalıdır. Bu tür satışların cari hesaba nasıl işlendiğini fatura kesilmeden veresiye satış cari hesaba nasıl işlenir yazısında ayrıntılı bulabilirsiniz.

3. Vadeyi Kaydetmeden Satışı Kapatmayın

Vadesiz veresiye, veresiye değildir; bağış gibidir. Müşteriye "ne zaman ödersiniz" diye sorup cevabı deftere yazmadığınız sürece, o alacağı ne zaman takip edeceğinizi bilemezsiniz.

Örnek bir kayıt şöyle görünür:

• 12 Ekim – Market sahibi Kemal Bey – 8.400 TL mal çıkışı – vade: 12 Kasım
• 12 Ekim – Boyacı Hasan Usta – 2.150 TL mal çıkışı – vade: 27 Ekim
• 13 Ekim – Kemal Bey – 4.000 TL nakit tahsilat – kalan bakiye: 4.400 TL

Vadeyi yazdığınızda, ayın 27'sinde Hasan Usta'yı aramanız gerektiğini defter size kendisi söyler. Vade takibinin genel kurallarını tahsilat takibi sayfasında topladık.

4. Tahsilatı Aynı Gün, Kısmi de Olsa İşleyin

Müşteri 8.400 TL borcuna karşılık 4.000 TL getirdiyse, kalan 4.400 TL'yi ayrı bir satır olarak defterde tutun. "Tamamını alınca yazarım" yaklaşımı, ay sonunda bakiyeyi tamamen belirsiz hale getirir.

Kısmi ödemede dikkat edilecek üç nokta:

• Alınan tutarı ve tarihi yazın, kalan bakiyeyi hemen hesaplayın.
• Kalan tutarın yeni vadesini müşteriyle birlikte belirleyin.
• Tahsilatı yaptığınız an kasadaki parayla eşleştirin.

Aynı gün içinde birden fazla müşteriden para alıyorsanız, her tahsilatı kendi kartına ayrı ayrı işleyin. Toplu "bugün 12.000 TL tahsilat" kaydı, hangi müşterinin borcunun kapandığını göstermez.

5. Çek ve Senetle Ödemeyi Ayrı Takip Edin

Müşteri nakit yerine çek veya senet veriyorsa, bu bir tahsilat değil, tahsilat sözüdür. Çeki aldığınız gün müşterinin borcunu kapatmış gibi göstermeyin; aksi halde çek karşılıksız çıktığında bakiyeyi yeniden açmak zorunda kalırsınız.

Doğru sıra şudur:

• Çek veya senedi aldığınızda tutarı, vade tarihini ve çek numarasını kaydedin.
• Çek tahsil edildiğinde müşterinin cari hesabına tahsilat olarak işleyin.
• Karşılıksız çıkarsa kaydı iptal edip borcu yeniden açık bakiyeye döndürün.

Çek ve senedin cari hesaba nasıl bağlandığını çek ve senet takibi cari hesaba nasıl kaydedilir yazısında örneklerle anlattık.

6. Ay Sonunda Defteri Ekstreye Çevirip Müşteriye Gönderin

Ay kapandığında her müşterinin hesabını tek sayfada özetleyin: dönem başı bakiye, dönem içi satışlar, tahsilatlar ve dönem sonu kalan borç. Bu özet, müşteriyle aranızdaki anlaşmazlıkların çoğunu daha telefonda çözmenizi sağlar.

Ekstre gönderirken şu sırayı izleyin:

• Ayın son iş gününde tüm kartları gözden geçirin.
• Bakiyesi sıfır olan müşterileri listeden çıkarın.
• Kalan borcu olanlara ekstreyi WhatsApp'tan iletin.
• Vadesi geçenleri ayrı bir listede toplayıp arama sırası belirleyin.

Ekstreyi gönderdikten sonra mutlaka müşterinin onayını isteyin. Sessiz kalan müşteri, borcu kabul etmiş sayılmaz. Ekstre okuma ve mutabakat alışkanlığını cari ekstre sayfasında adım adım anlattık.

Defter Tutarken En Sık Yapılan Dört Hata

Kaydı Geciktirmek

Gün sonunda yazılan kayıtlar eksik kalır. Mal çıkarken kayıt da çıkmalıdır.

Bakiyeyi Yuvarlamak

"Yaklaşık 8.000 TL borcu var" demek, 400 TL'yi takip etmemek demektir. Kuruşuna kadar yazın.

Tahsilatı Tek Satırda Toplamak

Birden fazla müşteriden alınan para tek satıra yazılırsa, kimin ne kadar ödediği kaybolur.

Vadesi Geçenleri Ayırmamak

Tüm borçları aynı listede tutarsanız, hangi alacağın acil olduğunu göremezsiniz. Vadesi geçenleri her hafta ayrı işaretleyin.

Defter mi, Uygulama mı?

Kâğıt defterin avantajı hızlı olmasıdır; dezavantajı, aynı bilgiyi ikinci kez kimseye gösterememenizdir. Müşteri "ben size 3.000 TL verdim" dediğinde defteri açıp satırı göstermek gerekir, o satırı fotokopiyle çoğaltmak gerekir.

Dijital takipte ise kayıt bir kez girilir, ekstre anında çıkar, bakiye kendiliğinden hesaplanır. Excel ile uygulama arasındaki farkı Excel ve uygulama karşılaştırması sayfasında tarafsız biçimde ele aldık. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, geçerli olan kural aynıdır: kayıt anında, eksiksiz ve vadeyle birlikte girilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Veresiye defteri nasıl tutulur, en kısa yolu nedir?

Her müşteriye ayrı hesap açın, malı verdiğiniz anda borcu yazın, vadeyi ekleyin, parayı aldığınızda tahsilatı aynı gün işleyin. Bu dört adımı istikrarlı uygularsanız defter kendiliğinden düzenli kalır. Süsleme veya özel bir formül gerekmez.

Veresiye defterini elle mi yoksa programla mı tutmak daha doğru?

Az sayıda müşteriyle çalışıyorsanız elle tutmak başlangıçta yeterli olabilir. Müşteri sayısı arttıkça, kısmi ödeme ve vade karıştıkça dijital takip zaman kazandırır. Önemli olan yöntem değil, kaydın anında ve eksiksiz girilmesidir.

Müşteriye borcunu hatırlatmayı kim yapmalı?

Hatırlatmayı siz yaparsınız. Uygulamalar müşteriye kendiliğinden mesaj göndermez; vadesi yaklaşan alacaklar için işletmeye bildirim düşer, aramayı veya mesajı siz yaparsınız. Böylece hangi müşteriye hangi tonda yaklaşacağınıza siz karar verirsiniz.

Kısmi ödemede kalan bakiye nasıl takip edilir?

Alınan tutarı tahsilat olarak işleyip kalan bakiyeyi ayrı satırda bırakın. Kalan tutar için yeni bir vade belirleyin ve bunu müşteriye yazılı olarak teyit ettirin. Böylece hem siz hem müşteri aynı rakamı görürsünüz.

Çek alınca veresiye borcu kapanmış sayılır mı?

Sayılmaz. Çek, ödeme sözüdür; tahsil edildiği gün borç kapanır. Çek karşılıksız çıkarsa borcu yeniden açık bakiyeye almanız gerekir. Bu yüzden çek ve senedi ayrı bir takip listesinde tutmak işinizi kolaylaştırır.

Veresiye defterini ne sıklıkla kontrol etmeliyim?

Günlük olarak yeni kayıtları, haftalık olarak vadesi geçenleri, aylık olarak tüm bakiyeleri gözden geçirin. Ay sonunda her müşteriye ekstre gönderip onay alın. Bu ritim, yıl sonunda sürprizle karşılaşmanızı engeller.

Bu adımları Cari Hesap Takibi ile uygulayın

Müşteri kartlarını açıp satış, tahsilat ve vade kayıtlarını tek yerden yürütmek isterseniz Cari Hesap Takibi tam olarak bu iş için tasarlandı. Ücretsiz plan süresizdir ve kredi kartı istemez: 50 cari, 50 stok ve ayda 100 fatura hakkınız olur; kayıt olmadan misafir modunda deneyebilirsiniz.