Kırtasiyeler için cari hesap takibi
Yazın dağıtıcıdan vadeli mal alırsınız, okullar açılınca satış yoğunlaşır, yıl boyunca ofisler ve kurumlar ay sonunda öder. Kurum carilerini ve dağıtıcıya olan borcunuzu aynı uygulamada, vadesiyle izleyin.
CHT · 000915 · R
Merkez Kırtasiye Dağıtım
Dağıtıcıya borç · Vade 30 Kasım
₺47.400
Örnek veriler
Kırtasiyeler için cari hesap neden kritik?
Kırtasiyede yılın en yoğun dönemi okulların açıldığı haftalardır ve bu döneme hazırlık yaz aylarında, dağıtıcılardan vadeli alımla yapılır. Defter, kalem, boya ve yardımcı kaynaklar Ağustos’ta rafa girer; dağıtıcıya ödeme, sezon satışlarının geleceği aylara denk getirilir. Anlaşmanız iade içeriyorsa satılmayan kitaplar sezon sonunda geri gönderilir ve tutarı aynı carinin içinde borcunuzdan düşülür.
Yıl boyunca ise cari hesabın öbür tarafı çalışır: fotokopi kâğıdı, toner, dosya ve ofis malzemesi alan bürolar, muhasebe ofisleri, apartman yönetimleri ve okullar. Bu müşteriler ay içinde birkaç kez, farklı çalışanları aracılığıyla alım yapar ve ay sonunda öder. Alımı kimin yaptığı ve hangi ayın kapandığı bilinmezse tahsilat gecikir.
En sık yaşanan sorunlar
Sezon başı yüklü borç
Yaz aylarında yapılan alımlar yılın en büyük borcunu oluşturur. Hangi dağıtıcıya hangi tarihte ne ödeneceği bilinmezse sezon satışlarından gelen nakit yanlış yere gider.
Satılmayan ürün iadesi
Satılmayan kitap ve ürünler anlaşmaya göre dağıtıcıya döner. İade cariye işlenmezse dağıtıcının ekstresiyle sizinki tutmaz ve fazla ödeme yaparsınız.
Kurumların aylık hesabı
Büro ve kurumlar ay boyunca farklı çalışanları aracılığıyla alım yapar. Kimin ne aldığı yazılmazsa ay sonu ekstresinde itiraz çıkar.
Fotokopi ve çıktı işleri
Ofislere yapılan fotokopi ve çıktı işleri gün gün küçük tutarlarla birikir. Yazılmayan işler ay sonunda hesaba girmez.
Örnek cari dökümü
Bu döküm bir tedarikçi carisidir: Alacak sütunu dağıtıcıdan yaptığınız alımları, Borç sütunu ödemelerinizi ve iadelerinizi gösterir. Ağustos’taki iki büyük alım sezon borcunu oluşturdu; Eylül’de verilen çekin vadesi 30 Kasım. Ekim sonunda iade edilen kitaplar borcu 47.400 TL’ye indirdi. Dağıtıcıdan gelen ekstreyi bu dökümle karşılaştırdığınızda iadenin onların kaydına geçip geçmediğini hemen görürsünüz.
Ekstrenin nasıl okunacağı: satır satır kontrol rehberi.
CHT · 000915 · R
Tedarikçi dökümü · Sezon
Merkez Kırtasiye Dağıtım
Tedarikçi carisi · bakiye sizin borcunuz
05.08 · Alım · Fatura 2291 · Defter, kalem, boya
Alacak 38.400Bakiye ₺38.400
12.08 · Alım · Fatura 2316 · Yardımcı kaynaklar
Alacak 41.800Bakiye ₺80.200
30.08 · Ödeme · Havale
Borç 15.000Bakiye ₺65.200
22.09 · Ek alım · Fatura 2402
Alacak 9.600Bakiye ₺74.800
30.09 · Ödeme · Verilen çek, vade 30.11
Borç 20.000Bakiye ₺54.800
31.10 · İade · Satılmayan kitaplar
Borç 7.400Bakiye ₺47.400
Kalan borcunuz
₺47.400
Örnek veriler
Uygulamada adım adım
Başlamak için defterinizdeki güncel bakiyeler yeterlidir; geçmiş hareketleri tek tek girmeniz gerekmez.
Adım 1
Dağıtıcıları ve kurumları cari olarak açın
Mal aldığınız dağıtıcı ve yayınevlerini tedarikçi, düzenli alım yapan büro, kurum ve okulları müşteri carisi olarak ekleyin.
Adım 2
Sezon alımlarını vadesiyle girin
Dağıtıcıdan gelen her faturayı tutarı, fatura numarası ve ödeme tarihiyle tedarikçi carisine yazın. Tedarikçi borçları da vadeleriyle izlenir; hangi hafta ne ödeyeceğinizi önceden görürsünüz.
Adım 3
Kurum alımlarını alan kişiyle yazın
Büro ya da kurum adına yapılan her alımı ve fotokopi işini tutarı ve teslim alan kişinin adıyla müşterinin carisine girin. Barkodlu ürünleri telefon kamerasıyla ya da tezgâhtaki barkod okuyucuyla okutabilirsiniz.
Adım 4
Ödeme ve iadeleri işleyin
Dağıtıcıya yaptığınız ödemeleri ve verdiğiniz çekleri vadeleriyle, iade ettiğiniz ürünleri iade belgesinin numarasıyla tedarikçi carisine girin.
Adım 5
Ay sonunda ekstreleri gönderin ve karşılaştırın
Her kuruma ekstresini WhatsApp’tan gönderin ya da PDF olarak e-postayla iletin. Dağıtıcıdan gelen ekstreyi kendi dökümünüzle satır satır karşılaştırın.
Ücretsiz plan size yeter mi?
Ücretsiz plan süresizdir ve kredi kartı istemez. Faturalar PDF olarak oluşturulur; e-Fatura ve e-Arşiv yıllık pakettedir.
- 50cari
- 50stok kartı
- 100fatura / ay
Kırtasiyede cari sayısı genellikle sınırlıdır: birkaç dağıtıcı ve düzenli alım yapan 20–30 kurum ile ücretsiz plan cari takibi için yeterlidir. Ürün çeşidi ise yüzlerce kalemi bulur; 50 stok kartı yalnız seçili ürünlere yeter.
Yıllık pakete ne zaman geçilir?
- Kurum ve dağıtıcı carileri toplamı 50’yi geçtiğinde.
- Sezon ürünlerini barkodla stokta izlemek istediğinizde ve kart sayısı 50’yi aştığında.
- Kurumlara e-Fatura ya da e-Arşiv düzenlemeniz gerektiğinde.
- Sezon yoğunluğunda çalışan personele sınırlı yetki vermek istediğinizde.
Yıllık paket 6.500 TL + KDV / yıl: sınırsız cari, stok ve fatura; e-Fatura ve e-Arşiv; gelişmiş raporlar; çoklu kullanıcı ve yetki seviyeleri; öncelikli destek. Kasa, banka hesabı, çek-senet takibi ve barkod okutma iki planda da vardır.
Programa geçmeden önce düzeni Excel’de denemek istersenizücretsiz cari hesap şablonunu indirin
Sık yapılan hatalar
Dağıtıcı vadesini yazmamak
Sezon başında alınan malın ödeme tarihini girmemek, en yüklü borcun hangi hafta geleceğini görmemek demektir. Her faturayı vadesiyle yazın.
İadeyi kendi kaydınıza işlememek
Kitapları geri gönderip iadeyi tedarikçi carisine işlemezseniz dağıtıcının ekstresiyle karşılaştıramazsınız; iade onların kaydına geçmemişse fark etmezsiniz.
Kurum alımlarını toplu yazmak
Ay sonunda “Ekim alımları” diye tek satır yazmak, kurumun muhasebesi ayrıntı istediğinde gösterecek bir şey bırakmaz.
Fotokopi işlerini yazmamak
Küçük çıktı ve fotokopi işleri tek tek yazılmayınca ay sonunda hesaba girmez; yıl boyunca birikince fark büyür.
Sıkça sorulanlar
Diğer sorular için SSS sayfasına bakın.
Sezon başı dağıtıcı borcunu nasıl planlarım?
Her alım faturasını tedarikçi carisine ödeme tarihiyle girin. Tedarikçi borçlarınız vadeleriyle izlenir; sezon satışlarından gelen nakdi hangi hafta hangi ödemeye ayıracağınızı buna göre planlarsınız.
Satılmayan kitapların iadesi nasıl kaydedilir?
İadeyi dağıtıcının carisine ayrı satır olarak, iade belgesinin numarasıyla girin; borcunuz iade tutarı kadar düşer. Ardından dağıtıcıdan gelen ekstrede aynı satırın yer alıp almadığını kontrol edin.
Kurum müşterilerine aylık ekstre gönderebilir miyim?
Evet. Kurumun carisinden ekstreyi oluşturup WhatsApp’tan gönderebilir ya da PDF veya Excel olarak dışa aktarıp e-postayla iletebilirsiniz.
Ücretsiz plan kırtasiyeye yeter mi?
Cari takibi için çoğu zaman evet: 50 cari, birkaç dağıtıcıyı ve düzenli kurum müşterilerini karşılar. Ürünlerin tamamını stokta izlemek ya da e-Fatura düzenlemek gerekiyorsa yıllık paket (6.500 TL + KDV / yıl) gerekir.
İlgili rehberler
Tedarikçi Borçlarını Takip Etme Rehberi: Ödeme Planı Nasıl Kurulur?
Mal aldığınız firmalara ne zaman, ne kadar borcunuz olduğunu nasıl takip edersiniz? Vade takvimi, ödeme önceliği ve nakit yetmediğinde tedarikçiyle görüşme rehberi.
İade ve İptal Sonrası Cari Hesabı Nasıl Düzeltilir?
Mal iadesi, fatura iptali veya indirim sonrası cari hesaptaki borç-alacak satırları nasıl güncellenir? Çift kayıt ve bakiye sapması oluşturmadan düzeltme adımları bu rehberde.
Cari Hesap Ekstresi Nasıl Okunur? Satır Satır Kontrol Rehberi
Müşteri veya tedarikçiden gelen cari hesap ekstresinde borç, alacak, bakiye ve vade satırları ne anlama gelir? Tutarsızlık gördüğünüzde izlemeniz gereken adımlar bu rehberde.
Yıl Sonu Cari Hesap Kapanış Kontrol Listesi: Yeni Döneme Hazırlık Rehberi
Aralık–Ocak döneminde cari hesap bakiyelerini doğrulamak, eksik fatura ve tahsilatları taramak, rapor almak ve devreden bakiye girmeden önce yapılması gereken son kontrolleri haftalık takvimle adım adım anlatan pratik rehber.
Bu işte kullanacağınız özellikler
Defteri bugün kapatın.
Uygulamayı ücretsiz indirin, ilk carinizi hemen ekleyin. Telefonda, web’de ya da masaüstü uygulamasında aynı hesapla.